Teremfoglalási Információk

Kármán Tódor Kollégium teremfoglalási tájékozatója

A teremfoglalási rendszer a Kármán Tódor Kollégium (KTK) Mentor Gárdájának gondozásában áll, ahol a kollégiumban levő közösségi termek foglalási vannak nyilvántartva.

 

A Mentor Gárda által kezelt termek

Az alábbi termeket csak a Mentor Gárda jóváhagyásával használhatják a KTK hallgatói. A teremfoglalási rendszeren keresztül lehetősége van minden kollégiumi hallgatónak alkalmi társas összejövetelre, illetve rendszeres foglalkozásra igénylést benyújtani. Mindegyik terem eltérő méretű, más-más jellegű esemény lebonyolítására alkalmas, ezért a vendégek létszámánál figyelembe kell venni a termek befogadó képességét!

 

Terem jellemzői

Rendszeres események maximális hossza

018
Könyvtár

 A kollégium könyvtárát előszeretettel használják zenei gyakorlásokra a kollégisták, de a terem alkalmas kisebb, szolid beszélgetős összejövetelekhez, társasozásokhoz is. A könyvtárban található egy zongora, amit bármelyik foglaló használhat. 2 óra hossza

009
Földszinti Hallgatói Klub

 A földszinten található nagy terem asztalokkal, székekkel és vetítésre alkalmas felülettel alkalmas nagyobb összejövetelek lebonyolítására. Általában közösségek használják rendszeres gyűlésekre, de ez a terem ad helyet különféle kis létszámú sporteseményeknek is (például Zumba, Jóga, Köredzés stb.). A terem egyik nagy előnye, hogy a földszinten van, így a benne tartott rendezvény kevésbé zavarhatja a kollégium lakóit.

919
Tetőtéri Teraszos Társalgó

 A kilencedik emeleten található terem saját tetőterasszal rendelkezik. Fedett része kisebb, mint a földszinti 009-es teremé, de itt is kényelmesen elfér asztalokkal és székkel együtt egy komolyabb társaság. Általában közösségek használják rendszeres gyűlésekre. A terem hátránya, hogy kollégiumi szobákkal szomszédos, emiatt egy zajosabb rendezvény könnyen zavarhatja a közelben lakókat.

Old's Club

 Old's Club nagyterme csak az Old's Club jóváhagyásával foglalható. A hely remekül alkalmas nagyobb bulikhoz, összejövetelekhez. A hely saját hangrendszerrel, fénytechnikával és pulttal rendelkezik. Igény szerint külön elválasztható a kollégium beléptetésétől. Nem foglalható rendszeresen

Aula

 A Kármán Tódor Kollégium Aulája kiválóan alkalmas nagyobb előadásokhoz. Igény szerint külön elválasztható a kollégium beléptetésétől.

HK Udvar

 Kerti szabadidős tevékenységekhez ajánlott. A kert rész áthallatszódhat a szomszédos társasházakba, így hangzavarral járó rendezvények maximum 22:00-ig tarthatnak a kerület szabályai miatt.

 

A teremfoglalás általános szabályai

A teremfoglalási rendszer használatához KTK Account szükséges, mely a KTK Számítástechnikai Szakosztályától igényelhető a http://login.ktk.bme.hu oldalon keresztül. A rendszerben lévő foglalások megtekinthetőek KTK Account nélkül is. Minden teremigénylést az oldalon kell leadni.

Az oldalon megadott felelős személy, valamint a rendezvény bejelentő papíron szereplő főrendező csak a KTK-ban lakó kollégista lehet, aki egyben kulcsfelelős is és vállalja a teljes körű felelősséget a teremmel és a rendezvénnyel kapcsolatban. Mind az oldalon, mind pedig a rendezvény bejelentőn lehetőség van egy kulcsfelelős joggal rendelkező segédszervező megadására, aki lehet nem kollégista személy is. Csak ők vehetik át a termet a teremkulccsal vagy a helyszínt.

Az oldalon megadott felelős személynek, valamint a rendezvény bejelentőn szereplő főrendezőnek ugyanazon személynek kell lennie. Ez vonatkozik az esetlegesen megadott segédszervezőre is.

Teremfoglalás leadására legkésőbb a rendezvény kezdete előtti 24 óráig van lehetőség. A Mentor Gárda semmilyen garanciát nem vállal arra, hogy az tárgynapot követő napra leadott igényeket időben elbírálja, emiatt célszerű legalább 2-3 nappal előbb leadni az igénylést.

A rendszeres foglalások során a 2 órás limit lehetőséget biztosít, hogy ne egy csoport használja csak ki az adott termet egy napon belül, mivel sok öntevékenykör, szakosztály és csoport is használná. Azonban ha 2-3 nappal a rendszeresen foglalt időpont előtti/utáni idősávok szabadok a foglalás időtartama bővíthető egy-egy új eseti foglalással, így hosszabban is megtarthatók az rendszeres események.

Ha a rendezvényhez bejelentő szükséges, a teremet abban az esetben is le kell foglalni, még a rendezvény bejelentő elkészítése előtt. A bejelentő engedélyeztetésének folyamatát lásd a „Rendezvény bejelentő elkészítésének menete” pont alatt.

Rendezvény bejelentő generálására az oldalon lévő „Rendezvény bejelentő” lapon van lehetőség. A továbbiakban csak ezt a felületet lehet használni a bejelentők elkészítésére.

A rendezvény bejelentők átfutási ideje többnyire legalább 2 hét.

A vendéglistát minden esetben a teremfoglaláshoz kell feltölteni az oldalon. A vendéglista feltöltésére és módosítására a rendezvény kezdetét megelőző 3 óra hosszáig van lehetőség. A végleges vendéglista mindig a foglalásnál a rendezvény kezdetét megelőző 3 órával fent lévő lista lesz, ezen módosítani a későbbiekben már nem lehet. Vendéglista hiányában a rendezvény nem tartható meg.

Teremfoglalásnál és rendezvény bejelentésnél az alábbi definíciók érvényesek:

  • teljes létszám: felelős személy/főszervező+segédszervező+összes vendég
  • összes vendég: kollégista vendégek+külsősök
  • külsősök: nem kollégista személyek

A rendezvény bejelentővel rendelkező rendezvényeknél elegendő csak a külsös vendégek nevét és igazolvány számát feltölteni a leadott foglaláshoz. Egyéb rendezvényeknél az összes vendég nevét és igazolvány számát meg kell adni.

A vendéglista feltöltésekor és a rendezvény alatt is a bejelentőn megadott teljes és külsős létszámot nem szabad túllépni.

A rendezvényre történő bejutáshoz az egyéni vendégfogadás nem megengedett.

Minden hallgató egyszerre maximum két ismétlődő és két eseti eseményre adhat le igénylést.

A rendezvény bejelentővel rendelkező rendezvények magasabb prioritásúak, mint a csak teremfoglalással lefoglalt termek.

Öntevékeny körök, szakosztályok, nagyobb csoportok szakmai jellegű foglalásait a Mentor Gárda előnyben részesíti a kisebb létszámú, szórakozás jellegű rendezvényekkel szemben. Kisebb társaságok összejöveteleit csak leghamarabb 48 órával a rendezvény kezdete előtt lehet leadni, különben azok törlésre kerülnek a nagyobb rendezvények esetleges leadásának érdekében. 

A kollégiumi területei elsődlegesen a kollégisták, és a kari rendezvények érdekeit szolgálják ki. Így minden olyan esetben, amely külsős vagy bármelgy BME-s, de nem elsődlegesen a kollégiumhoz tarzozó karokhoz közhető rendezvény lenne rendezvény bejelentő szükséges.

 

Rendezvények 50 főig

Ha egy rendezvényen a teljes létszám nem haladja meg a 50 főt (és a terem szabályai nem szigorúbbak), akkor a rendezvényhez nem szükséges rendezvény bejelentőt intézni, csak a termet kell lefoglalni az oldalon. 50 főig terjedő rendezvényeknél minden esetben az összes vendég nevét és igazolvány számát fel kell tölteni a leadott foglaláshoz.

Fontos, ha a rendezvény buli jellegű, azaz jelentősebb hangerővel, nagyobb alkoholfogyasztással, esetleg kereskedelmi tevékenységgel, bármilyen tűzgyújtással vagy hasonlóval jár 50 fő alatt is kötelező a bejelentő. Nem kell bejelentő például: társaseset, előadás, kisebb buli egy kisebb kézi hangfallal, palacsintázás, sörpong (hangosítás nélkül).

Minden kérdés esetben a rendezvény bejelentő elkészítése szükséges!

 

Rendezvények 50 fő felett

Ha egy rendezvényen a teljes létszám meghaladja a 50 főt, akkor a terem lefoglalását követően rendezvény bejelentőt is készíteni kell. A bejelentő elkészítésének és engedélyeztetésének folyamatát lásd a „Rendezvény bejelentő elkészítésének menete” pont alatt. Ekkor elegendő csak a külsős, nem kollégista vendégek nevét és igazolvány számát feltölteni a leadott foglaláshoz.

 

Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és belsős szakmai rendezvényei

Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és azok belsős szakmai rendezvényei esetén (előadások, oktatások melyeken csak a kör- vagy szakosztály tagok vesznek részt), elegendő a termet lefoglalni az oldalon, rendezvény bejelentő elkészítése ekkor nem szükséges. Bármilyen egyéb eset (pl.: közös étkezés, társasozás) nem felel meg az "Öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és belsős szakmai rendezvényei" pontnak. Az összes vendég nevét és igazolvány számát fel tölteni a leadott foglaláshoz.
Tagtoborzó esetén rendezvény bejelentő elkészítése szükséges. 

 

Rendezvény bejelentő elkészítésének menete

50 fő feletti rendezvényeket, valamint az Old’s Club nagyterembe szervezett programokat minden esetben rendezvény bejelentővel kell engedélyeztetni. A HK udvarra tűzgyújtás, medence felállítás, hang/fénytechnika használata és egyéb ezekhez hasonlatos közösségi események esetén szintén rendezvény bejelentő szükséges. Az Aula elkerítéses lezárásakor, illetve nagyobb események, előadások során rendezvény bejelentő szükséges. Az öntevékenykörök, szakosztályok feladatait elősegítő használathoz a bejelentő nem szükséges elég csak a teremfoglalás (pl.: gólyatábori előkészületekhez, belsős oktatás), de rendezvényekhez szintén szükséges a bejelentő (pl.: SLIP állomásos vetélkedő, előadás) . Az említett termeket és helyszíneket mindig le kell foglalni a oldalon, még a bejelentő elkészítése előtt.

A terem lefoglalását követően a bejelentőt a teremfoglalási oldal „Rendezvény bejelentő” fülén kért adatok megadásával lehet legenerálni és pdf formátumban lementeni. A bejelentőt kinyomtatni nem szükséges, de legalább 10 munkanappal az esemény előtt le kell adni a bejelentőt. A legenerált rendezvény bejelentőket az igazolas+bejelento@ghk.bme.hu címre el kell küldeni a következő tárggyal: [Rendezvénybejelentő - "Rendezvény neve"] ahol a "Rendezvény neve" helyére a bejelentőben megadott neve kell, hogy kerüljön.

Az Old's Clubot érintő bejelentők esetében az oldsclub88@gmail.com címet is tegyétek be a címzettek közé. Ebben az esetben addig nem kerül felvezetésre a KEFIR-be a rendezvényt, amíg az Old's Club-tól nem érkezik nem érkezik megerősítést a foglalhatóságról.

A szabályosan leadott bejelentőket elfogadásának sorrendje:

  1. Old’s Club főrendező - teremjóváhagyása (csak az Old’s Club nagytermébe szervezett rendezvényeknél)
  2. GHK - amennyiben mindennek megfelel a GHK felvezeti a KEFIR rendszerbe, ezzel együtt jóvá is hagyja a rendezvényt
  3. Rendezvény főrendezője (azaz önmagad) - A főrendezőnek KEFIR-ben jóvá kell hagynia a rendezvényt, hogy a felvezetett adatok helyesek, és ilyen módon tervezi megtartani a rendezvényt. Amennyiben ez nem teljesülne megszakad a folyamat
  4. Értékesítési és Szolgáltatási Igazgatóság (ÉSZI), Erőforrások Osztálya (Grizák Máté Zalán) - Ha megfelelt a bejelentő az ÉSZI a KEFIR-en keresztül elfogadja a rendezvényt, erről értesíti a főrendezőt, GHK-t, Mentorokat. (Ebben a körben ellenörzik a biztonságtechnikát is, azaz a tűzvédelmilek, vagyonvédelmileg megfelel-e.)
  5. Csicsely Tibor – Kollégiumi Üzemeltetés (létesítményvezető, UNI-FM Üzemeltetési Kft.) - Ha a rendezvény kezdetéig nem talál kivetni valót az üzemeltetés nem jelezz vissza, amennyiben igen, úgy aszerint kell módosítani a bejelentőt
  6. Mentor - Ha az ÉSZI-ről megérkezik az elfogadás, illetve üzemeltetés időközben nem jelez a Mentor Gárda elfogadja a teremfoglalást és a rendezvényt, amennyiben az összeegyeztethető a kollégiumi együttélés szabályaival

 

Termek, helyszínek átvétele/visszaadása

Nem rendezvény bejelentőhöz kötött eseményeknél a terem kulcsát a felelős személy vagy az esetlegesen megadott kulcsfelelős joggal rendelkező segédszervező a portán felveheti a foglalás kezdetének időpontjában, a kulcsfelvételi lap kitöltése után. A felelős személy köteles átnézni a termet a kulcsfelvétel után. Ha problémát tapasztal, azt le kell jeleteni a portán még atényleges kezdés előtt. Különben az adott foglalóra róhatóak az esetleges rongálás eredményei, máskülönben pedig az előzőre. A rendezvény végeztével a terem kulcsát bármelyik résztvevő leadhatja a kulcsfelvételi lap ismételt kitöltésével.  

Rendezvény bejelentő köteles eseményeknél a bejelentőn megadott főrendezőnek vagy segédszervezőnek a „Kezdés szervezőknek” időpontban a portán meg kell jelenni. A 009, 018 és 919 termek esetén a teremkulcsot és a termet; az Old’s Club nagyterem esetén a terem előtti folyosórészt és a mosdókat; Aula esetén a földszintet át kell venni a portától. Az Old’s Club nagyterem foglalásakor a teremet és a teremkulcsot az Old’s Club főrendezőjétől kell átvenni a „Kezdés szervezőknek” időpontig.

A rendezvény végeztével a főrendezőnek vagy a segédszervezőnek a teremkulcsot és a termet, vagy a folyosórészt és a mosdókat, vagy a földszintet vissza kell adni a portának a bejelentőn megadott „Esemény vége a szervezőknek” időpontig. Az Old’s Club nagyterem esetén a teremet és a kulcsot az Old’s Club főrendezőjének kell visszaszolgáltatni.

 

Új teremfoglalás leadása

  • Új foglalási igény leadásakor a KTK Accounttal be kell jelentkezni a teremfoglalási rendszerbe.
     
  • A Teremfoglalás fülön kiválasztható a kívánt terem és hét.
     
  • Új foglalást a szabad helyeken található „Foglalás” linkekre kattintva lehet leadni.
     
  • Meg kell adni az esemény nevét.
     
  • Ki kell választani, hogy a rendezvényen résztvevők teljes létszáma:

    - 50 fő vagy kevesebb
    - több, mint 50 fő
    - öntevékeny körök, szakosztályok, HK-k gyűlései és azok belsős szakmai rendezvényei

  • A rendezvény kezdetének és zárásának időpontját kell kiválasztani, valamint azt, hogy egyszeri, vagy rendszeresen (hetente, két hetente, stb.) ismétlődő rendezvényre vonatkozik-e az igénylés.
     
  • Az esemény leírásánál tömören, de kellő részleteséggel (főleg a kérdésesebb dolgokról pl.: medence mérete, vízvétel és leeresztés menete vagy tűzgyújtás helye formája) meg kell fogalmazni, hogy milyen jellegű rendezvényről van szó, milyen programok várhatóak rajta. Minden olyan részletet fontos, ami segítheti az elbírálást végző Kollégiumi Mentor és ÉSZI munkáját.
     
  • A vendégek megadhatók egyesével, de a linken keresztül elérhető Excel kitöltésével is vissza lehet tölteni őket. A kitöltött Excelben ki kell jelölni a vendégeket adatokkal együtt, majd azok be kell másolni az üres szövegmezőbe (nincs excel feltöltés gomb). A Feltöltés gomb megnyomás után a vendégek adatokkal együtt megjelennek az oldalon.
     
  • A teremfoglalási szabályok és információk tudomásul vétele után a foglalás leadható.
     
  • Rendezvény bejelentőhöz kötött eseményeknél az oldal a foglalás leadása után átirányít a „Rendezvény bejelentő” fülre. A foglalásban megadott adatok egy részét a rendszer automatikusan átviszi a bejelentőre, melynek a teljeskörű kitöltés után legenerálható. További részletek a rendezvény bejelentő elékszítésének menete pontban.

Az igénylés leadása után a Mentor Gárda értesítő e-mailt fog kapni az teremfoglalási igényről és elbírálja azt. Döntésükről automatikus e-mailben tájékoztatnak, illetve a teremfoglalásos rendszerben is nyomon lehet követni a foglalást az „Állapot:” mezőnél.

 

Foglalás Módosítása

Lehetőség van a már leadott és elfogadott foglalás módosítására. Ehhez a „Teremfoglalás” fülön a foglalásnál lévő „Edit” ikonra kell kattintani. A módosítás elvégzése után a foglalás „Megváltoztatva” állapotba kerül, melyet egy mentornak ismét el kell fogadnia. Csak vendéglista módosításánál a foglalás státusza nem fog változni (elfogadott esetben elfogadott, függő esetben függő marad).

 

Foglalás Törlése

Foglalást bármikor lehet törölni, így időpont szabadítható fel mások számára. Ehhez a foglalásnál lévő piros x-re kell kattintani. Rendszeres esemény törlésénél lehetőség van csak egy kiválasztott időpontot törölni, de akár az összes foglalási időpont is lehet törölni a félévről.

 

Kapcsolatfelvétel más teremfoglalókkal

Előfordulhat, hogy egy fontos rendezvény megtartásakor a kívánt időpont már foglalt. Ilyenkor a teremfoglalásos rendszeren keresztül lehetőség van felvenni a kapcsolatot a már meglévő foglalás felelősével. Ehhez az adott foglalásnál lévő kis boríték ikonra kell kattintani, melyen keresztül e-mailt lehet küldeni az esemény főszervezőjének.